Contar con la ayuda de un profesional puede ahorrarte horas y hará que tu fiesta sea extraordinaria.
Los organizadores de eventos planifican, organizan y coordinan todo lo necesario para tu fiesta sea lo más perfecta. Te ayudarán con la logística de diferentes áreas, se convierten en tu hada madrina y ayudan a hacer tus deseos realidad.
Usualmente realizan una charla inicial contigo y tus papás para conocer tus preferencias, gustos e ideas. Una vez que tenga todos los datos necesarios creará un proyecto en función del presupuesto disponible y lo comentará con ustedes añadiendo además consejos y sugerencias, para hacer realidad la fiesta de tus sueños.
Estas son 15 actividades y cualidades que un excelente organizador de eventos debe tener:
Ayudarte a crear un concepto para tu fiesta
¿Fiesta de princesa?, ¿una fiesta súper moderna? Tu organizador de eventos te ayudará a aterrizar tus ideas y te propondrá opciones para crear una temática consistente, te sugiere definir la paleta de colores, el concepto general de la fiesta, todo lo relacionado al banquete, protocolo, entre otros.
Cotizar y elegir
Una de las grandes tareas de un organizador de eventos es cotizar con los proveedores aún si tu hiciste el contacto directo con ellos, él/ella son tu único el contacto contigo. Entre sus tareas está cotizar por lo menos, tres proveedores de cada especialidad. Un buen organizador de eventos siempre tendrá la capacidad de negociar con los proveedores y de ser posible encontrar descuentos o ampliaciones del servicio.
Protocolo y la agenda
Los organizadores de eventos te asesoran en el protocolo de tu fiesta, esto significa organizar el horario que elegiste, el tipo de invitaciones, la etiqueta en la mesa, el código de vestimenta, los arreglos florales, cuál es el mejor menú dependiendo de los invitados, entre otras cosas. Su trabajo no sólo es decirte que algo se ve lindo o que no es adecuado, su principal misión es que tu fiesta sea genial.
Coordinar proveedores
De las tareas más importantes, coordinar significa revisar los detalles y aspectos técnicos con proveedores, visitar el lugar elegido todas las veces necesarias para el éxito de la celebración, realizar contratos y dar seguimiento a los comprobantes de pagos con proveedores, él se va a asegurar que los proveedores entregarán lo solicitado y de que se les pague en tiempo y forma
Confirmar y organizar la lista de invitados
Llevar el control de los invitados se vuelve una tarea complicada sobre todo, cuando se acerca la fecha de tus XVs; tu organizador de eventos llevará un excelente control en la lista, sólo él/ella o alguien de su staff sabrá con certeza quien asistirá o no. A los invitados no les dará pena confirmar que no asisten, si tu realizas las confirmaciones de asistencia por pena, posiblemente dirán que sí. Tu organizador de eventos se encargará de la asignación de las mesas.
El día del evento
Con una sonrisa, así es como verás a un excelente organizador de eventos el día de tu fiesta, porque sentirá el evento como propio, y será tu voz y ojos en el gran día, tendrá todo bajo control, y estará apoyándote en cada momento para que tú y todos tus invitados se la pasen increíble.
Desmontaje
El organizador de eventos va a supervisar el desmontaje ya sea en persona o por teléfono, y se asegurará que todo quede en orden después de la fiesta y que los proveedores puedan recoger su material. Este es un gran punto para considerar, ya que tú y tu familia van a querer descansar después del festejo.
Saber escuchar
Tener la capacidad de escuchar es básico para un organizador de eventos, prestará atención a todas tus inquietudes y deseos, también sabrá escuchar a los proveedores para que se cumplan sus requerimientos y convertir el plan en realidad.
Ayudar a calmar tus nervios
Los organizadores de eventos son profesionales en controlar toda la escena de una fiesta, por lo cual estarán muy tranquilos el día de tus quince años, tu organizador entenderá tanto tus inquietudes y preocupaciones como las de tus padres, es por eso que te ayudará a relajarte; no te preocupes, si hay algún imprevisto, tu planner tiene todo bajo control.
Controlar imprevistos
Aunque no son magos, la experiencia de los organizadores de eventos ayuda a resolver situaciones que no estaban en la agenda, ¿no sube el cierre de tu vestido?, ¿faltan hielos para la fiesta?, ¿al fotógrafo se le ponchó una llanta y tiene dificultades para llegar? Ellos, con su experiencia ayudarán a resolver este y otras mil situaciones para que tú te dediques a disfrutar el día más especial de tu vida.
Aprovechar el tiempo
Tu agenda es la que dicta el ritmo de tu fiesta, habrá algunos momentos en los que no habrá nada que hacer y tu organizador de eventos puede aprovecharlos al máximo, por ejemplo, si hay treinta minutos libres entre la misa y el salón, se pueden aprovechar para una mini sesión fotográfica con tus amigas.
Administrar el presupuesto
Una vez que fijes el monto máximo a invertir para tu fiesta, el organizador de eventos se va a ajustar a él, puede que el presupuesto se dispare con detalles que crees necesitar, pero su labor es encargarse de que no gastes de más, si los arreglos florales están muy costosos, el organizador de eventos puede darte muchas opciones con diferentes proveedores.
Al servicio de tus invitados
Se hará cargo de que todo esté al pie de la letra según la agenda; se encargará, si así lo planearon, de que todos tus invitados tengan un cóctel de bienvenida y de que todos disfruten de la comida. También los ayudará a resolver imprevistos; ¿en dónde puedo cargar mi teléfono?, ¿alguien necesita un costurero de emergencia para reparar algún tirante? Tu organizador de eventos se encargará de todos los imprevistos de tus invitados para que tu puedas disfrutar tu fiesta sin problema.
Repartir recuerdos
Se encargará de que los recuerdos sean repartidos en tiempo y forma, y de que tus invitados lleven a casa ese regalo que les quisiste obsequiar por acompañarte en tu gran día
